TSUTAERU インタビュー日本ゼネラルフード株式会社

大切な情報が現場の一部の社員にしか伝わっていない状況でした

――これまで社内報をどのように発信していましたか？

担当者様： 
これまで社内報は印刷物の配布とグループウェアでの配信を実施していました。
印刷物の内容としては店長向けの会議や新入社員の入社式など一般的な社内ニュースのほか、季節ごとに増えてくる食中毒の注意喚起のような給食会社ならではの情報です。
一方で、グループウェアではマニュアルや規定集、部門ごとのトピックスなどを発信していました。

――当時はどのような課題があったのでしょうか？

担当者様： 
給食現場で働く人の多くは日常的にパソコンを触ることがありません。
各現場に共用のパソコンを配置してはいますが、それも主に触るのは店長や献立を作成する人くらいです。
そのため、多くの社員やパートさんは必要なときにマニュアルを確認できませんでしたし、会社として社員全員に最新の情報をタイムリーに伝えることができない状況でした。

――そうした課題にどのように対処されていましたか？

担当者様： 
弊社は全国800以上の現場を抱えており、そこでは社員が2,000名ほど、パートさんを含めると8,500名ほどが働いています。
以前から現場に共有のパソコンしかない状況を問題視する声はあがっていましたので、2020年2月にまずは社員全員にタブレットを配布したのです。
ただ、当初はTSUTAERUの存在を知らなかったので、とりあえずグループウェアの掲示板でニュースやマニュアルを配信していたのですが、情報の整理がしづらく、社員が知りたい情報にたどり着くまでに時間がかかったためあまり普及しませんでした。

コストの安さとレイアウトの自由度、シンプルな操作性で決めました

――TSUTAERUに魅力を感じていただいた点はどこでしたか？

担当者様： 
コストの安さとカテゴリ分けがしやすい点、そしてシンプルな操作性です。グループウェアのときは1ID200円、2,000名ほどが使用していましたので、毎月約40万円かかっていました。
それがTSUTAERUならこれまでの月額が年額に変わるくらいの安さです。

また、TSUTAERUではレイアウトの自由度が高く、ここはマニュアル、ここはお知らせと、カテゴリをしっかりと整理できます。
社員それぞれが知りたい情報にすぐにアクセスできるようにしておければ、これまでより社内報を見てもらえるだろうと思いました。

そして、管理側としては操作が簡単なこともポイントで、TSUTAERUならすぐ使いこなせると感じました。
実際にグループウェアで配信していた情報を移行するのに1か月ほどしかかかりませんでしたし、その後も操作面でつまずいたことはほとんどありません。

――TSUTAERUを導入する上で何かご不安なことはありましたか？

担当者様： 
営業の方の説明も丁寧でしたので、TSUTAERUそのものに関して不安な点はありませんでした。
あえてあげるとしたら、TSUTAERUを導入してからどのように運用していくのかという管理側の課題です。
レイアウトの自由度が高いからこそ、どこにどのコンテンツを配置すれば社員が知りたい情報に早くたどり着けるのか、導線の整理には悩みました。

――実際にどのようにして導線を整理されたのですか？

担当者様： 
グループウェアを使用していたときから、マネージャーと意見交換をしてある程度、現場がどのような情報を求めているのか把握はできているつもりでした。
ただ、実際のところは運用してみないとわかりません。
とりあえずニュースと動画、マニュアルの3カテゴリに分けて配信したところ、やはりといいますか、管理側と現場で認識のずれがありました。
管理側はニュースだと思っているものが、現場からしたらマニュアルだった……ということが何度もあったのです。
その都度、カテゴリを整理しなおして、今のかたちになっていきました。これもTSUTAERUではカテゴリの整理が簡単だから実行できたことです。

社員にも優しい設計で、月ベースの利用率90%超を実現しています

――現在、TSUTAERUでは主にどのような情報を配信されていますか？

担当者様： 
全社的なニュースのほかに、各部署のお知らせやマニュアル、動画メッセージなどです。
例えば、動画メッセージは人事施策が大きく変わるときに役員が説明したり、給食会社として社員に徹底してもらいたい食品衛生関係の対応策を部門長が発信したりしています。

あと、TSUTAERUにクリックするとウェブアンケートに飛ぶ目安箱という項目を設置しています。
会社から一方的に情報を発信するだけではなく、社員からも積極的に意見を集めることで職場の環境改善につながればとの意図で導入したものです。
まだ導入してから日が浅いためその数は少ないのですが、社員からの投稿は日に日に増えています。

――TSUTAERUを導入するにあたり何か研修などはされましたか？

担当者様： 
簡単な手順書を配布したのみです。
ただ、TSUTAERUを導入するのに合わせてタブレットを新しくしました。
その際、端末の画面上にあらかじめアプリをインストールショートカットを配置しておき、自然とTSUTAERUを触るように仕掛けたおかげか、とくに社員から不満の声があがってくることなく運用できています。
これもTSUTAERUに変更したことで大幅にコストを抑えられる見込みがたち、端末を買い替える余裕が生まれたから実現できたことです。

――現状、TSUTAERUの利用率はどれくらいありますか？

担当者様： 
現状、月ベースの利用率は90%超で、社員全員が何かしらTSUTAERUから情報を得てくれています。
意外と反応がいいのが社員の拠点間の移動者情報です。
皆さん同僚や同期のことは気になるようで、毎月人事から発表があると結構な数のアクセスがあります。

――導入前には想定していなかった効果はありますか？

担当者様： 
導入前は知らなかったのですが、TSUTAERUではアクセスログを集めることができます。
ログから社員が今、何に興味があるのかを可視化できるわけです。
大切な情報にもかかわらず、あまりアクセスがないコンテンツをいかに見られるようにするのか。
レコメンド機能を使ったり、ピックアップに載せたりと、レイアウトを工夫するのに役立っています。

また、パスワードを忘れる社員が少なくないのですが、TSUTAERUはログインしなくても管理に問い合わせられます。
パスワードを忘れたからとその都度、管理に電話がかかってきていたのでは大変だったでしょう。
こうした細かな点も含めて機能が充実しているので、管理側として本来やるべきコンテンツの中身をどう充実させるのかに注力できています。

蓄積したノウハウをもとに、さらにコンテンツを充実させたいです

――Web社内報を運用するにあたり心がけていることはありますか？

担当者様： 
TSUTAERUは自由度が高いからこそ、何を発信するのか、どこに配置するのかにはこだわっています。
同じコンテンツでも配置する場所によってアクセス数は大きく変わりますし、重要な情報は何度も目に触れるよう工夫も必要です。
ピックアップに掲載したり、資料をそのままサムネイルに貼り付けたりしていかにクリックさせるのかを意識しています。

また、社内報とはいえWebメディアと一緒ですから、質を担保しておかないと、せっかくクリックしてもらえてもすぐに離脱されてしまうでしょう。
そこで、配信する前には一旦、すべて私のところに集めて、フォントや画像など体裁を整えるようにしています。

――社員の皆さんから反響があるとやはり嬉しいものですか？

担当者様： 
はい。
社員がどのような情報を求めているのかからリサーチして、コンテンツを配信したら効果検証してその都度、レイアウトに反映させてと、手をかけただけその反応がデータとして現れるのにはやりがいを感じます。
今は私が主導していますがあと2、3年もすればノウハウがたまると思いますから、人材を教育してさらに内容を充実していきたいです。

――今後、Web社内報で会社にどのように貢献していきたいですか？

担当者様： 
現状は社員向けでしかないので、今後はパートさん向けの情報も発信していきたいと考えています。
給食現場は慢性的な人手不足です。
パートさんも気軽にマニュアルなどの情報に触れられるようになれば、新しい人が入ったときの現場の負担を減らせるでしょう。

また、給食とひとくくりに言いますが、病院や企業の食堂、学校など現場は多岐にわたります。
現場によって必要な情報は少しずつ違いますから、ニーズに合わせた情報発信ができるようになれば刺さる範囲が広がるはずです。
そうしてあらゆる社員、パートさんにマッチしたコンテンツを提供することで、職場環境の改善に貢献していきたいと考えています。

――本日は、貴重なお話をありがとうございました。日本ゼネラルフード様のご意見を参考にTSUTAERUがさらに使いやすいサービスとなるよう進化させていきたいと考えています。