TSUTAERU インタビュー大阪ガスビジネスクリエイト株式会社

――Web社内報を導入される前は、どんなお悩みやご負担がありましたか。

窪さん： 
紙媒体としての社内報「Bisit（ビジット）」は、年4回発行していましたが、掲載内容の企画から取材、発行までは最低でも2ヶ月くらいかかるので速報性がなく、なんとかしたいと日頃から思っていました。
また、発行直後も約60の拠点に分けて発送しなければならず、それも大変な作業だったんです。

――紙媒体の場合、ページ数やスペースにも制限がありますよね。

窪さん： 
そうですね。全体的なボリューム感の調整がすごく難しかったです。社内報は全12ページの構成だったのですが、全然ページが埋まらないんじゃないかという心配も正直ありました。逆に、記事がたくさんありすぎて仕方なく文章や写真を一部カットしなければならず、寄稿者に申し訳ないと思うこともありました。

あとは、校了直前の誤字・脱字などのチェック作業にも相当な時間がかかり、とても大変でした。社内報を作る広報委員会のメンバー全員で毎回1時間半ほどかけて行っていたのですが、かなりの人数が関わるので（人数×時間の）ボリュームも大きかったです。誤植のまま印刷してしまうと、正誤表を挟み込む手作業が発生します。紙媒体は本当にしんどかったですね（笑）。

――実際、どのような体制で作成されていたのでしょうか。

今田さん： 
編集を担当する広報委員会のメンバーは、編集長の総務部長を含め我々事務局が4名、委員が12名となっています。委員さんは、毎年総務部からお願いして、それぞれの事業部から選任してもらっています。
毎年およそ半分のメンバーが入れ替わりながら、各事業部でネタを集めることで社内報のコンテンツを作り上げてきました。

窪さん： 
だからこそ、新型コロナ（COVID-19）の影響は大きかったです。メンバー全員が1年に8回は集まって会議をしていたのですが、感染予防対策のため集まることが叶わず、結果として発行自体を2回すなわち半年間見送るという事態になりました。その頃、「Webも1つの選択肢なのかな」という話になりました。

今田さん： 
誰に言われたわけでもなく、自然とWeb化の機運になりましたね。コロナ禍の中でも社内報の発行はどうにか継続していきたいと思っていましたし、窪が言うとおり「紙はしんどいよね」という面もあり（笑）。

窪さん： 
そこで、Web社内報のサービスを提供している会社さんをいくつか探し、実際にデモ環境をいただいて試してみたり、営業担当の方からお話を伺ったりしながら、時間をかけて検討を進めていきました。最初からサイト・パブリスさんに出会っていればよかったのですが……。

――ありがとうございます。最終的に、サイト・パブリスの社内報クラウドサービス「TSUTAERU」の導入を決められたポイントは何でしたか。

窪さん： 
導入決定までは、何度も検討を重ねました。正直に申し上げると、サイト・パブリスさんは社内報サービスの運営としては歴史が浅く、他社さんと比べるとデモ画面もシンプルだったので、最初は不安がありました。ただ、私たちの求めているイメージやリクエストにその都度真摯にご対応いただけましたし、最終的にできあがった「WebBisit（Web社内報）」を見たときに心配は吹き飛ばされ、「サイト・パブリスさんにお願いしてよかった！」と思いましたね。

それから、他社さんのWeb社内報サービスは「ユーザー（社員）1人あたり、月額○○円」という料金体系のところが多かったのですが、サイト・パブリスさんの「TSUTAERU」は比較的リーズナブルな料金設定で、なおかつ「社員〇〇名まではいくら」という変動しにくい体系だったのもポイントでした。月単位で社員数が変わっても利用料金は変動しないため、予算が取りやすいというメリットが大きかったです。

今田さん： 
それから、Web社内報サービスには、社員の氏名など大切な個人情報を登録するわけですから、セキュリティ面や運営会社の安定性も気になった点でしたね。その点でも、サイト・パブリスさんはバッチリでした。

――実際にご導入いただく中で、サイト・パブリスによる導入サポートはいかがでしたか。

窪さん： 
実は営業担当の方とは直接お会いする機会がまったくなく、Zoom（※1）でしか話せていないんです。本当は私と今田の2人で東京に行く気満々で（笑）、細かなすり合わせなどもできればと思っていたのですが、コロナ禍での移動の自粛要請もあり、実現しないまま今日になってしまいました。 その分、Zoomを通して操作方法のレクチャーをお願いしたり、Web社内報を作成する広報委員会の第1期メンバーに対して動画での説明会を行っていただいたりもしました。

――Web社内報の導入後、社員の方からの反応はどう変わりましたか。

今田さん： 
もともと紙媒体の時は会社からのメッセージなど硬めの内容が多かったのですが、Webはコンテンツの自由度が高いのでエンターテインメント性のある記事もかなり増やしたんです。気安さというか、面白さという視点では大きく変わったと思っています。

窪さん： 
その結果、「最近、WebBisit楽しくなったね！」という声をいただくことが増えました。 紙面では情報量に制約がありましたが、Web社内報では比較的自由な編集ができるので、社員の方からの持ち込み企画などを実現しやすくなったのもポイントです。

――特に評判の良い記事や、閲覧率の高い記事はありますか。

窪さん： 
たとえば「うちのBossってどんな人？」というコーナーでは、各事業部の部長に登場してもらってプライベートな一面を明らかにしています。「机の上ではこんな顔で仕事しているのに、趣味に打ち込んでいるときはこんな顔するんだ」みたいなギャップを楽しんでもらう企画で、人気が高いです。
あとはInstagram（※2）のような感覚で、お気に入りの写真に一言を添える「一語一絵（いちごいちえ）」という企画にもたくさん記事が投稿されています。読んでいると結構おもしろくて、私はこのコーナーが好きです。
他には、家にある“要らんもん”を無料であげるコーナーもあり、使わなくなった家具や子ども用品などの出品も人気ですね。

――情報を発信するだけでなく、コミュニケーションが生まれるような社内報ですね。

窪さん： 
まさに、紙媒体ではどうしても発信が一方通行でした。Web社内報では読者の声を反映しやすくなりましたし、記事の「いいね」ボタンを押せたり、コメントを投稿できたり、双方向的なやり取りもできるようになりました。

――Web社内報の掲載内容は、どうやって決めているのですか。

窪さん： 
先ほども申し上げたとおり約十数名の広報委員会のメンバーがいます。社内報を紙面発行しだした当初は、総務部の数名だけで作成していましたのでネタが枯渇していました。しかし、広報委員会が立ち上がってからは、企画会議の際に各委員から新企画やテーマを提案してもらえるようになり、非常に助かっています。
また、それぞれが年間スケジュールに則って積極的にネタを探してくれています。私はすでにメインの担当からはずれ、今は後任の山本を中心として社内報を作成していますが、基本的には「新しい企画を考えよう」というよりも、何かの拍子に「あっ、これは社内報で使えるぞ！」と思いつくことが多かったです。

山本さん： 
そのあたりは広報委員にも話していて、「特別なことでなくても、普段の活動をどんどん紹介してほしい」という柔らかいメッセージとして伝わっているんじゃないかと思います。

今田さん： 
弊社は約60拠点あるので、入社してから一度も顔を合わせたことがない社員がほとんどです。「どこで誰がどんな仕事してんねん！」という状態です。だからこそ、この拠点にはこんな面白い人がいるんだよと、「人」にスポットを当てて、その個人を知っていただくことをきっかけに職場や仕事のことも垣間見ていただく。それが、社内報の大前提なのかなと思っています。

窪さん： 
社内報の名前「Bisit（ビジット）」には、社名(ビジネスクリエイト)のBと、英語の『visit(訪れる)』を掛け、社内報を読むことで各部署を訪問している気分になれるようにとの願いがこもっています。社員の皆さんに「WebBisit」を通じてお互いを知っていただきたいと思います。

――「人」こそコンテンツの柱ということですね。

今田さん： 
紙媒体の頃から、「社内報として何を伝えないといけないのか」というコンテンツの骨組み作りには、いろいろと苦労しながら取り組んできました。Web社内報は何でも気軽にできるからこそ、その骨組み作りをしっかりしないまま流行に乗るだけだと、とんでもない泥沼にはまっていく気がしています（笑）。

――なるほど。ちなみにWeb社内報ならではのデメリットや、紙媒体のほうがよかったと感じる部分はありますか。

窪さん： 
紙媒体は、もらったらすぐに読めたのでよかったという声があるのも事実です。

山本さん： 
Web社内報になってからは、「ログインの仕方が分からない」「パスワードが分からない」などの連絡をいただくこともあり、この壁をどう乗り越えていくのかが今後の課題です。

窪さん： 
それでも、Web化したことで企画の幅は広がり、紹介できる社員の数も増えたので、この先「Webから紙へ戻す」ということは考えていません。

――Web社内報の場合、スマートフォンでも気軽に読めるというのも魅力ですよね。

窪さん： 
私は社内報の更新日には、家から会社に来るまでの移動時間に自分のスマートフォンですべての記事を見て来ます。今回の更新記事がすべて正しくアップされているか確認したいので。

今田さん： 
実はWeb社内報の導入前に、個人のスマートフォンから読むと「通信料が上がったり、通信速度制限がかかったりしてしまうのでは」という懸念についても話し合いました。最近は定額制プランの方も増えているのでWeb社内報の閲覧率が上がることを期待していますが、その一方で、通信料が従量課金の方に対する配慮も必要ですね。

――皆さんが、Web社内報の閲覧率をアップさせるために行っている施策はありますか。

今田さん： 
弊社の場合は、グループウェアの中にインフォメーションを載せる機能があり、広報委員から「社内報が更新されました」というお知らせをアップするようにしています。
「WebBisit」の更新日が給与の支給日と同じなので、「給料日だ！あ、そうだ、WebBisitが更新される日だ！」という認識が広まるといいんですが、まだそこまでは行き着いていません（笑）。

山本さん： 
Web社内報は記事数がどんどん増えるので、どの記事が更新されたものなのか分かりづらいという点はあります。たとえば（メールやSNSアプリに表示される未読数のように）数字が表示されると、「ここが更新されているな」と一見して分かりやすいかなと思います。

窪さん： 
あとは、自分が書いた記事や、自分が紹介された記事が「何人に見られているのか」「反応がどれだけあるのか」という部分は知りたい方も多いので、ランキングや「いいね」数の表示がすべての記事に表示されていると社員も嬉しいと思います。

――「TSUTAERU」のサービス成熟に向けたご意見、真摯に受け止めます。

窪さん： 
サイト・パブリスさんは、CMSの取り扱いは歴史が長い一方で、「社内報」という分野はまさに現在進行形なのだと感じています。

今田さん： 
だからこそ、こうやって私たちユーザー側が何かリクエストをした際にも、その思いをくみ取ろうと向き合っていただけるところに感謝しています。